برقراری ارتباط در زندگی در محیط کار بسیار ضروری است، اما بسیاری از افراد به خصوص کارمندان در محل کار قادر به برقراری ارتباط خوب نیستند، بسیاری از مردم فکر می کنند که توانایی برقراری ارتباط یک استعداد است و یادگیری آن دشوار است. در واقع، هنگام برقراری ارتباط با همکاران در محل کار، رازهایی برای برقراری ارتباط موثر در محیط کار وجود دارد، تا زمانی که به این رازهای ارتباط موثر در محیط کار مسلط باشید، به خوبی می توانید با زندگی در محل کار کنار بیایید.

راز ارتباط موثر در محیط کار 1. کنترل احساسات و ایجاد یک محیط ارتباطی امن

وقتی تهدید می شود، مکانیسم های دفاعی غریزی افراد وارد عمل می شود. در مورد ارتباطات نیز همین امر صادق است، اگر محیط ارتباطی نتواند احساس امنیت را در کارکنان ایجاد کند، کارکنان مستعد تنش و وحشت هستند که به طور جدی بر تأثیر ارتباطات تأثیر می گذارد.

مثلاً شما کارمند هستید و فقط یک دقیقه به محل کارتان تاخیر می‌کنید، اما متأسفانه رئیستان امروز وقتی به دفتر می‌رسد حال خیلی بدی دارد و اگر ببیند شما دیر کرده‌اید، بی‌رحمانه از شما انتقاد می‌کند، نه حتی به شما فرصتی برای توضیح دادن می دهد. بنابراین، برای اینکه ارتباط واقعاً مؤثر باشد، باید اصل "با احساسات ارتباط برقرار نکنید" را درک کنیم.

راز ارتباط مؤثر در محیط کار 2. "مشاهده، احساس، عمل" برای حل معضل ارتباطی

در فرآیند ارتباط، اجتناب ناپذیر است که شرایطی وجود داشته باشد که ارتباط امکان پذیر نباشد. به عنوان مثال، اگر می خواهید یک کارمند را اخراج کنید، نمی دانید به کارمند چه بگویید؛ اگر فکر می کنید یک همکار اشتباهی انجام داده است، نمی دانید چگونه به کارمند خود بگویید. چگونه بدون آسیب رساندن به کارکنان خود در مشکلات ارتباطی یا موقعیت های ناراحت کننده، خود را بیان کنید، اصل این است: "مشاهده، احساس، عمل".

مشاهده یعنی ارائه حقایق عینی بدون قضاوت. احساسات یعنی صحبت در مورد احساس خود بر اساس حقایق عینی. عمل به ارائه توصیه ها یا انتظارات برای اقدام بر اساس دو مورد اول اشاره دارد.

به عنوان مثال، متوجه می شوید که یک کارمند همیشه دیر می آید و سایر کارمندانی که دیر نشده شروع به تعقیب او می کنند که تاثیر بسیار بدی روی تیم می گذارد. در اینجا می توانید از مدل ارتباطی «دیدن، احساس، عمل کنید» استفاده کنید. می توانید با این واقعیت عینی شروع کنید که کارمند دیر کرده است، سپس احساس خود را بیان کنید، مانند "هر بار که دیر می کنید، من را آزار می دهد" و با یک انتظار مانند "کاش می توانستید زنگ ساعت خود را ده تنظیم کنید" پایان دهید. چند دقیقه زودتر و هر روز زودتر بروید، تا دیگر دیر نکنید.» این راز ارتباط موثر در محل کار بیشتر از توبیخ، افشاگر یا تنبیه پذیرفته می شود.

راز ارتباط مؤثر در محیط کار 3. پرسش و گوش دادن مؤثر

ارتباط فرآیندی از «صحبت کردن» و «گوش دادن» است. اگر فقط به صحبت کردن ادامه دهید و طرف مقابل متوجه نشود که در مورد چه چیزی صحبت می کنید، ارتباط شما بی اثر خواهد بود. از طرف دیگر، اگر فقط با گوش های خود گوش دهید و یک کلمه حرف نزنید، ممکن است وقتی صحبت طرف مقابل تمام شد فراموش کنید که او چه گفته است. بنابراین، ارتباط مؤثر مستلزم یادگیری پرسش و گوش دادن برای اطمینان از ارتباط دو طرفه است.

به عنوان مثال، زمانی که رئیس شما کار خود را برای شما توضیح می دهد، نه تنها باید به دقت گوش دهید تا اطلاعات مهم را به دست آورید، بلکه باید درخواست رئیس را نیز پس از گفتن رئیس از زبان خودتان تکرار کنید. اگر چیزی را در توضیحات سرپرست متوجه نشدید، برای اطمینان از اینکه آن را به درستی متوجه شده اید، سوال بپرسید.

پرسش و گوش دادن مؤثر ضروری است زیرا هدف نهایی از برقراری ارتباط، تمرین است، نه خود ارتباط. اگر در فرآیند ارتباط سوء تفاهم وجود داشته باشد، به راحتی می توان در فرآیند اجرا اشتباه کرد. بنابراین، قبل از اقدام، با برقراری ارتباط و توافق با یکدیگر، خطر دوباره کاری را کاهش دهید.